Notion : un outil tout-en-un pour la gestion de tâches et de données

Dans le très mouvant paysage des outils numériques, un nom se démarque comme une solution tout-en-un, prête à transformer la façon dont nous travaillons, collaborons et organisons nos idées. Il s’agit de Notion ! Bien plus qu'une simple application, Notion s'impose comme une plateforme polyvalente qui permet de combiner prise de notes, gestion de tâches, gestion de bases de données et de la collaboration en équipe. Présentation de l’outil.

Au quotidien, je suis une adepte de Trello pour gérer mes différentes tâches. Mais je dois reconnaître qu’il m’arrive souvent de m’éparpiller et d’utiliser plusieurs outils pour gérer l’ensemble de mon activité de freelance (prise de notes sur mon téléphone, gestion de DB dans Mailerlite ou mon téléphone, Trello, ... ça part parfois dans tous les sens). Pour commencer 2024 sereinement, j’ai décidé de consacrer du temps à l’organisation de mon travail. Notion s’est donc présenté comme un outil utile pour entamer ce changement. Pour m’aider dans cette quête d’une meilleure organisation et de plus de productivité, j’ai fait une petite analyse que je vous partage dans cet article.

Outil No-Code pour améliorer la productivité

Notion s'inscrit dans la tendance croissante des outils no-code, offrant une interface relativement intuitive qui permet à chacun, peu importe ses connaissances techniques, de créer des solutions personnalisées. Cela dit, je trouve que la prise en main est plus complexe que Trello (ce dernier étant particulièrement simple pour la gestion de tâche).

Prise en main complexe, mais flexibilité dans la conception de l’espace de travail

Comme mentionné plus haut, Notion peut sembler déconcertant au premier abord, avec ses multiples fonctionnalités. Cependant, cette complexité initiale se traduit par une puissante adaptabilité. Une fois qu’on maîtrise les bases, on accède à une toile vierge où les idées prennent vie de manière fluide. Il existe par ailleurs toutes sortes de templates (modèles) pour nous aider dans la prise en main. Mais attention, il faut toujours un peu personnaliser pour que l’outil soit adapté à nos usages. La flexibilité dans la conception de pages et de tableaux permet à chacun de personnaliser son espace de travail selon ses besoins spécifiques. Pour celles et ceux qui comme moi débutent, je vous invite à jeter un œil à cette vidéo.

Création de bases de données

Un des atouts majeurs de Notion semble être sa capacité à créer des bases de données complexes sans effort. Elles permettent de trier, filtrer et organiser visuellement l’information. On va pouvoir la « manipuler » comme on veut. Je dois avouer que cet aspect est un avantage non négligeable pour mon activité de freelance (non disponible dans Trello évidemment). Que vous organisiez des projets, des notes de cours ou des données de recherche, Notion offre une structure de base de données relationnelle. Cette fonctionnalité permet une gestion intelligente de l'information, offrant une visibilité et une accessibilité améliorées.

Automatisation de tâches

Notion ne se contente pas de stocker des informations, il automatise également les tâches répétitives. Je n’ai pas encore testé cette fonctionnalité, mais c’est une fonctionnalité qui est bien connue des utilisateurs avancés de Notion. Des rappels automatisés au flux de travail plus complexes, les fonctionnalités d'automatisation de Notion permettent d'optimiser le temps et d'éliminer les tâches fastidieuses, libérant ainsi l'utilisateur pour se concentrer sur des aspects plus créatifs de son travail.

Un super outil pour travailler en équipe

La collaboration est au cœur de Notion. Les équipes peuvent travailler en temps réel sur des projets, partager des idées et collaborer sans effort. De nos jours, une app qui ne permet pas cela sera considérée comme “à côté de la plaque” mais ça vaut tout de même la peine de souligner cet aspect. Notion offre un espace centralisé où les membres de l'équipe peuvent partager des informations, discuter et maintenir une vision globale des projets en cours. Hyper pratique !

Est-ce que Notion est gratuit ?

Notion propose un modèle freemium, offrant des fonctionnalités de base gratuitement. Pour ceux qui recherchent des fonctionnalités plus avancées, des plans payants sont disponibles. Bien que l'investissement puisse varier en fonction des besoins spécifiques, de nombreux utilisateurs trouveront que les fonctionnalités gratuites sont déjà suffisamment quali pour améliorer leur flux de travail. Je vous invite à consulter la page tarif pour en savoir plus. Pour ma part, je me contente de la version gratuite pour me lancer.

Conclusion

Notion est un super outil très complet et utile pour différents cas d’usage. Ce qui fait la force de cet outil, c‘est qu’on peut faire pas mal de choses dans un seul endroit. Mais selon moi, ça demande un peu de temps pour la prise en main. Dans mon cas, j’envisage de l’utiliser pour la gestion de mes tâches pro ainsi que pour la gestion de mes réseaux sociaux. Il va me falloir un peu de temps pour passer de la facilité offerte par Trello à la vue plus complexe de Notion. À terme, il est aussi possible que je combine les deux, qui sait.